🏗️Best Practices sowie Phasen des Onboardings für amberSearch

Ein großer Teil des Erfolgs einer neuen Softwareeinführung ist es, Erfolgserlebnisse sichtbar zu machen. Dies ist auch bei amberSearch nicht anders. Daher geben wir dir hier ein paar Best Practices mit, um deinem Team mit der Unterstützung von amberSearch zum Erfolg zu verhelfen.

Was ist der Vorteil einer internen Community?

• Fragen, die teilweise spezifisch für die Anwendungsfälle in deinem Unternehmen sind können von dir und anderen Kollegen beantwortet werden.
• Mitarbeiter haben die Möglichkeit, die bereits gestellten Fragen wieder aufzufinden, damit diese nicht nochmal gestellt werden müssen.
• Mitarbeiter können sich in einem vertrauten Umfeld austauschen und müssen nicht direkt die "Hürde" nehmen, mit jemand Externen bzw. Unbekannten Kontakt aufzunehmen.
• Best Practices und Positive Erfahrungen werden sichtbar und motivieren, auch andere Kollegen, die Software stärker in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren.

➡️Das führt dazu, dass euer Team mit amberSearch noch erfolgreicher wird und auch das Projekt amberSearch zum Erfolg wird und die entsprechende Nutzung erzielt.

Was sind die kritischen Erfolgsfaktoren für amberSearch?

Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass es einige Maßnahmen gibt, die signifikant zum Erfolg von amberSearch beitragen. Deine Aufgabe als Projektleiter oder Multiplikator ist es, den normalen Nutzer in die Lage zu versetzen, amberSearch optimal zu nutzen. Das sind unsere Learnings:

• Mache amberSearch im Arbeitsalltag sichtbar und integriere es in bestehende Systeme, um die Umstellung des Arbeitsalltages zu erleichtern. (s. unten: Phase 1 - technisches Set Up)
• Aktive Beschäftigung der Nutzer mit der Lösung und entdecken von Anwendungsfällen (s. unten Phase 2 - Onboarding)
• Sprich offen über amberSearch und mache Erfolge sowie Learnings sichtbar. (s. unten Phase 3 - erste Erfahrungen)

Wie kann ich eine interne Community aufbauen?

In unseren Projekten haben wir zumeist folgende Personengruppen:

• IT-Administratoren: Verantworten das technische Set Up sowie die Integration in bestehende Systeme
• Projektleiter: Verantworten alle organisatorischen Aspekte, sind insbesondere am Anfang der erste Ansprechpartner für Rückfragen im Bezug auf amberSearch
• Multiplier: Führungskräfte und digital affine Personen, die als Opinionleader fungieren und das restliche Team enablen, das Meiste aus amberSearch rauszuholen
• Power User: Kollegen, die amberSearch im Arbeitsalltag extrem viel nutzen und so quasi alle Facetten der Software kennen und zu internen Experten mutieren
• Normale Nutzer: Nutzer die die Software im Arbeitsalltag im durchschnittlichen Umfang einsetzen

Um die Community erfolgreich aufzubauen, ist es wichtig zu verstehen, welche Phasen es im Onboardingprozess gibt und welche Persona welche Rolle spielt:

Phasen während des Onboardings

Phase 1: Technisches Set Up

Nachdem wir zunächst in Abstimmung mit dem IT-Administrator amberSearch technisch aufgesetzt haben und alle gewünschten Systeme in amberSearch integriert sind, prüfen wir, wie wir amberSearch in die bestehende IT-Landschaft integrieren können. Dazu zählen zum Beispiel eine Integration per Iframe in den SharePoint oder andere Intranets sowie die Aktivierung der TeamsApp.

Wir haben einige Integrationsmaßnahmen, die vom IT-Administrator durchgeführt werden müssen, sowie einige Maßnahmen, die Nutzer selbstständig ohne Unterstützung vom IT-Administrator nutzen können, um amberSearch in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren.

Es schadet nicht, vor dem eigentlichen Onboarding den Nutzern die Software bereits anzukündigen und sie etwas "heiß" zu machen. So können Nutzer sich vorab schon mal einige Gedanken machen und sich in Anwendungsfälle einarbeiten.

💡Unsere Empfehlung: Vor dem Onboarding bewusst machen, in welchen IT-Systemen sich die Mitarbeiter meistens bewegen und amberSearch dort platzieren, wo sie einen Großteil des Arbeitstages verbringen.

✅Checkliste

amberSearch ist in die relevanten IT-Systeme integriert

Vorankündigung des Onboardings durch Projektleiter, ggf. mit Unterstützung durch Führungskräfte

Phase 2: Onboarding

In unserem Onboarding erklären wir unseren Nutzern bzw. den Multiplikatoren kurz die Funktionsweise von amberSearch und ermöglichen es Ihnen, amberSearch einmal zu testen und Fragen zu stellen. Im Anschluss erhalten alle Mitarbeiter noch eine Onboardingmail mit den wichtigsten Informationen und weiteren Hinweisen. In dieser Phase ist es wichtig, dass die Mitarbeiter sich mit der Software bewusst auseinander setzen und die "Suchlogik" der Software verstehen. Dazu zählen insbesondere:

1. Software im eigenen Arbeitsalltag und IT-Set Up sichtbar machen
2. Verständnis über die verschiedenen Funktionen aufbauen
3. Die Suche nachschärfen und Filtermöglichkeiten anwenden

Dies wird natürlich einigen Leuten leichter fallen als anderen. Wichtig ist es, dass es Austauschmöglichkeiten gibt, in denen die Erfahrungen und Learnings sichtbar gemacht werden.

Außerdem hat es sich als förderlich erwiesen, in den ersten Wochen einen regelmäßigen Jour Fixe zwischen dem Projektleiter und dem Kundensupport von amberSearch einzustellen, um eventuelle Rückfragen oder Kundenspezifische Probleme direkt beheben zu können.

💡Unsere Empfehlung: Nach dem Onboarding einen Teamschannel für Fragen rund um amberSearch zur Verfügung stellen. Außerdem in Jour Fixes in kleineren Teams die Kollegen von Ihren Success Stories berichten lassen, um bei zunächst skeptischen Nutzern weitere Interesse zu wecken. Dies ist insbesondere Aufgabe der Multiplikatoren.

✅Checkliste

Eröffnung Teamschannel und Einladen der Nutzer

Zusammenfassung des Onboardings sowie Bereitstellung der wichtigsten Informationen durch Projektleiter

Vereinbarung Jour Fixe zwischen dem Projektleiter und dem Kundensupport von amberSearch

Nutzer in internen Jour Fixe über amberSearch sprechen lassen (gefördert durch Multiplikatoren)

Phase 3: Erste Erfahrungen

Relativ schnell werden sich neben dem Projektmanager einige Powernutzer herauskristallisieren, die schnell ein tiefes Know-How über amberSearch aufbauen werden. Das Know-How dieser Power User kann genutzt werden, um Fragen anderer Nutzer in dem Teamschannel schnell und effizient zu beantworten.

Hier wird zudem Feedback zur Software aufkommen, welches gerne an uns weiter gereicht werden kann (support@ambersearch.de oder per Formular), damit wir dies in die weitere Entwicklung von amberSearch einfließen lassen können.

💡Unsere Empfehlung: Nutzer ermutigen, in internen Channels über Challenges und Erfolge zu sprechen, um diese auch für andere Nutzer sichtbar zu machen. Außerdem Aufbau von Expertise bei den Power Usern fördern.

✅Checkliste

Aufbau Expertise bei Power User

Ermutigung von Nutzern, Fragen in den Teamschannel zu stellen, falls dies noch nicht genutzt ist

Phase 4: Etablierung im Arbeitsalltag

Was wir bei unseren bisherigen Kunden sehen ist, dass bei einer guten Integration in den Arbeitsalltag auch öfters im Alltag und Meetings über amberSearch gesprochen wird. Dies trägt zur weiteren Festigung im Alltag bei und ist ein guter Indikator dafür, dass amberSearch erfolgreich etabliert ist.

Sollte amberSearch nicht von Anfang an komplett ausgerollt sein, kann es gut sein, dass auch andere Abteilungen auf amberSearch aufmerksam werden und Interesse an einem Einsatz beurkunden.