Vorzugsweise gestalten wir das Onboarding auf amberSearch so persönlich wie möglich. Manchmal ist dies jedoch nicht möglich oder nicht erwünscht (z.B. wenn es um neue Mitarbeiter oder kleinere Benutzeranpassungen geht). Dennoch möchten wir unsere Projektleiter und Multiplikatoren bestmöglich darauf vorbereiten, neue Mitarbeiter selbständig zu onboarden. Anbei findest du daher die Frequently Asked Questions, die dir helfen, ein möglichst vollständiges Onboarding selbst durchzuführen.
Technische Vorbereitung
Wenn wir neue Kollegen einbinden, sollten wir zunächst prüfen, ob diese auch eine Lizenz erhalten haben und ob die Informationen, die die neuen Kollegen potentiell suchen sollen, auch indiziert sind. Administratoren können dies in unserem Administrator-Dashboard überprüfen.
Wenn Sie unsicher sind, steht Ihnen unser Support unter support@ambersearch.de zur Verfügung.
✅Checkliste:
Benutzer haben eine Lizenz erhalten
Ggf. wurden neue Inhalte/Ordner für die Indizierung freigegeben
Benutzerinhalte sind vollständig indiziert (siehe Administrator-Dashboard)
Das Problem verstehen
In einem ersten Schritt ist es wichtig, dass neue Mitarbeiter den Zweck von amberSearch verstehen. Dazu gehört insbesondere das Erkennen und Identifizieren von Anwendungsfällen.
Ein Anwendungsfall besteht immer aus einem Problem, das durch amberSearch gelöst oder verbessert werden kann. Wir haben festgestellt, dass die beste allgemeine Beschreibung des Problems die ist, die wir in diesem Blogartikel unter Problemstellung festgehalten haben.
Besser ist es jedoch, Beispiele aus dem eigenen Arbeitsalltag zu nehmen:
- Zum Beispiel, als ich letzte Woche nach X gesucht habe....
- Unsere Kollegen hatten mir gegenüber einmal Z erwähnt, da wusste ich, dass wir irgendwo etwas zum Thema Z haben.
- Um eine Präsentation vorzubereiten, wollte ich Y noch einmal nachschlagen....
✅Checkliste:
Der Nutzer hat ein gutes Verständnis für das Problem und die Anwendungsfälle, wann amberSearch intern eingesetzt werden soll.
Lösungsvorstellung
Wir führen unsere neuen Nutzer immer live durch die wichtigsten Funktionen von amberSearch. Wie diese aussehen, haben wir in dem letzten Video in diesem Artikel unten beschrieben. Schau dir dieses vorab gerne an. Geh insbesondere auf die Funktionen ein, die helfen, die vorab genannten Anwendungsfälle zu lösen. Eine komplette Übersicht aller Funktionen findest du hier. Scroll gerne einmal über die Funktionen - eventuell findest du ja einige dir noch unbekannte Funktionen...
Technisches Verständnis über amberSearch
Im folgenden möchten wir einige Beispiele nennen, die wichtig für das Verständnis der Nutzung von amberSearch sind:
- Indizierungshäufigkeit: amberSearch wird immer nachts indiziert bzw. aktualisiert. Der Index ist daher Tagesaktuell und wenn ich heute ein Dokument in bspw. SharePoint hochlade, dann kann ich es erst morgen finden. Das Gleiche gilt für Änderungen von Zugriffsrechten
- Nutzerfreischaltung: Nutzer müssen durch das Administratorendashboard freigeschaltet werden.
- Berechtigungen: Sowohl die Nutzer im Vordergrund als auch amberSearch im Hintergrund muss berechtigt sein, die gewünschten Systeme zu durchsuchen. Insbesondere wenn neue Abteilungen mit neuen Datenquellen ongeboardet werden, müssen die Zugriffsberechtigungen von amberSearch vermutlich nochmal angepasst werden. Ein Doppelcheck lohnt sich hier.
- Suchlogik & Operatoren: amberSearch funktioniert primär wir die Googlesuche - nur mit unternehmensinternen Inhalten. Um eine Information zu suchen, kann er eine Frage in natürlicher Sprache oder nur Schlagworte in amberSearch eingeben. amberSearch verwendet keine Boolesche Suchlogik, d. h. Worte können einfach aneinander gereiht werden, den Rest übernimmt die KI. Sollte dennoch auf Operatoren zurückgegriffen werden, dann haben wir hier eine Übersicht unserer Operatoren mit entsprechenden Erklärungen niedergeschrieben.
✅Checkliste:
Es wurde auf die wichtigsten Funktionen eingegangen
Der Nutzer versteht die Logik der Suche
Der Nutzer hat ein grundlegendes technische Verständnis für amberSearch entwickelt und weiß, was wann passiert.
Der Nutzer kennt die verschiedenen Funktionen, insbesondere die, die für die eigene Nutzung besonders relevant sind
Der Nutzer weiß, wo er Hilfe bekommen kann
Integration in den Arbeitsalltag
Wir haben festgestellt, dass der Erfolg von amberSearch unter anderem von der Integration in den Arbeitsalltag der Nutzer abhängt. Dafür haben wir verschiedene Integrationsmöglichkeiten entwickelt, die der Nutzer selbstständig integrieren kann. Eine Übersicht der Integrationsmöglichkeiten sind hier zu finden. Als insbesondere relevant erachten wir folgende Beiträge:
✅Checkliste
Der Nutzer hat amberSearch entsprechend in seinen Arbeitsalltag integriert und 2-3 der vorgestellten Methoden in seinem Arbeitsalltag integriert
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